Digitalización de Expedientes

Creación de archivo digital copia exacta del original impreso. Digitalización con escáneres de alta producción de hasta 180 imágenes por minuto y escáneres especiales para libros o planos. Según naturaleza del proyecto, se digitaliza con escáneres para microfilm, pudiendo digitalizar film, microfichas, negativos, diapositivas.

Descripción del servicio.

• Decidir cuáles son los documentos que se tiene necesidad de digitalizar, que departamentos van a ser los primeros en comenzar con el proyecto y qué documentación será la primera a tratar (de actual a histórico o de histórico a actual).

• Hacer una clasificación de los documentos, es decir, si se realizarán por lotes o de uno en uno, cuál será su ID clave para una posterior identificación individual de cada expediente o documento.

• Decidir si el proceso de digitalización se va a realizar en las instalaciones del cliente o bien en las nuestras, si se decide la segunda, se realizará un inventario previo y se trasladará con todas las medidas de seguridad propias de un servicio de traslado de documentación a nuestras instalaciones.

• Es la fase más importante de todas, puesto que consiste en ir revisando uno a uno los documentos para eliminar todosa quellos elementos que impidan su digitalización (eliminación de grapas, clips o pegatinas y ordenar los documentos, identificar duplicados) y revisarlo todo de manera cuidadosa.

• Digitalización de la documentación con el fin de crear un documento pdf para su posterior tratamiento con la mejor calidad según la documentación a tratar.

• Tras la digitalización de cada documento, se hará uso de un programa de gestión documental, previamente decidido por el cliente, con tecnología OCR para reconocimiento de texto.

• Indexación de la documentación generada para su posterior recuperación con los descriptores más adecuados según la tipología de documentación a tratar.

• Control de calidad en la que se realiza un supervisión de todos los documentos digitalización con el fin de comprobar que se ha realizado correctamente todo el proceso.

• La realización del proceso de firma electrónica para otorgarle validez legal a todo el proceso de digitalización.

• Una vez que todas estas fases se encuentren correctamente realizadas, se procederá a darle el visto bueno para que el cliente pueda acceder a ellos desde la ubicación acordada previamente.

Presupuesto sin compromiso. Cada necesidad, una respuesta única.

¡Infórmate!