“CABEZUDO GESTION DOCUMENTAL S.L. ha sido beneficiaria del Fondo Europeo de Desarrollo Regional cuyo objetivo es mejorar el uso y la calidad de las tecnologías de la información y de las comunicaciones y el acceso a las mismas y gracias al que ha implementado y certificado las normativas ISO 9001 de Gestión de Calidad, ISO 14001 de Gestión Mediioambiental e ISO 27001 de Seguridad de la Información para la mejora de la competitividad y productividad de la empresa en 2018-2019. Para ello ha contado con el apoyo del Programa InnoCámaras de la Cámara de Comercio de Málaga.

Una manera de hacer Europa”

Para cumplir con la normativa LOPD, la destrucción de documentación confidencial debe hacerse de forma correcta, atendiendo a las buenas prácticas de la norma UNE EN 15713 de destrucción segura de material confidencial que propone varios niveles de destrucción según el tipo de información que haya que eliminar yendo del nivel 1 al 7 donde a mayor nivel, la posibilidad de recuperación de la información se vuelve imposible.

• Nuestra manera de proceder con cada cliente es la siguiente:

• Una primera visita a las instalaciones del cliente para baremar y hacernos una idea de la tipología y cantidad de documentación a tratar y a partir de ahí, realizar un presupuesto más acertado y adecuado a cada cliente.

• Inventario de la documentación a destruir para que en todo momento para usarlos para una vez que se expida el certificado de destrucción correspondiente, si así lo solicita el cliente.

• Traslado de la documentación con todas las medidas de seguridad hasta nuestras instalaciones.

• Preparación de la documentación para proceder a su destrucción de manera adecuada.

• Destrucción y almacenamiento de la documentación destruida para llevarla posteriormente a una planta de reciclaje donde se terminará de realizar el proceso de eliminación y transformación en pasta papel.

• Expedición del certificado de garantía de destrucción al cliente detallando la tipología de documentación y el periodo al que corresponde.

RECUERDA: NO HAY QUE DESTRUIR DOCUMENTOS SIN PREGUNTAR A UN PROFESIONAL

El tiempo de conservación de la documentación e información según tipología es el siguiente:

• Según la Normativa de Protección de Datos : Serán mantenidos por un plazo de tiempo no superior al necesario para cumplir los fines del tratamiento (Siempre que se tenga relación contractual con ese cliente)

• Según tipología:

• Laboral  - Mínimo 4 años.
• Contable y Fiscal 
• Efectos Mercantiles –Mínimo 6 años.
• Efectos Fiscales – Mínimo 4 años ( recomendables 10 años )
• Despachos de Abogados –Expedientes Finalizados –Mínimo 5 años
• Libros de Registro – Mínimo  5 años.
• Blanqueo de Capitales – Mínimo 10 años. 
• Video vigilancia – un mes desde su captación.
• Documentación clínica :
• Mínimo 5 años desde la fecha de alta de cada proceso asistencial.
• Sin destrucción – Documentación relacionada con son : Nacimiento del paciente, pruebas biométricas , medicas o analíticas que sirvan para determinar el vinculo de filiación con la madre.
• Hoteles– Libro de Registro de clientes mínimo 3 años .
• Reclamaciones de Operadoras por deudas de telefonía fija o móvil y acceso a internet– Mínimo 3 años.
• Centro de Reconocimiento de Conductores – Mínimo 10 años. 
• Auditoria de Cuentas – Mínimo 5 años.
• Informes de Investigación de Detectives- Mínimo 3 años.
• Control de acceso a los edificios – Mínimo un mes. 
• Acceso a Casino y Salas de Bingo – Mínimo 6 meses. 

Pregunte por nuestras diferentes tarifas adaptada a cada cliente y por nuestro servicio periódico de retirada de documentación.

Presupuesto sin compromiso. Cada necesidad, una respuesta única.

Creación de archivo digital copia exacta del original impreso. Digitalización con escáneres de alta producción de hasta 180 imágenes por minuto y escáneres especiales para libros o planos. Según naturaleza del proyecto, se digitaliza con escáneres para microfilm, pudiendo digitalizar film, microfichas, negativos, diapositivas.

Descripción del servicio.

• Decidir cuáles son los documentos que se tiene necesidad de digitalizar, que departamentos van a ser los primeros en comenzar con el proyecto y qué documentación será la primera a tratar (de actual a histórico o de histórico a actual).

• Hacer una clasificación de los documentos, es decir, si se realizarán por lotes o de uno en uno, cuál será su ID clave para una posterior identificación individual de cada expediente o documento.

• Decidir si el proceso de digitalización se va a realizar en las instalaciones del cliente o bien en las nuestras, si se decide la segunda, se realizará un inventario previo y se trasladará con todas las medidas de seguridad propias de un servicio de traslado de documentación a nuestras instalaciones.

• Es la fase más importante de todas, puesto que consiste en ir revisando uno a uno los documentos para eliminar todos aquellos elementos que impidan su digitalización (eliminación de grapas, clips o pegatinas y ordenar los documentos, identificar duplicados) y revisarlo todo de manera cuidadosa.

• Digitalización de la documentación con el fin de crear un documento pdf para su posterior tratamiento con la mejor calidad según la documentación a tratar.

• Tras la digitalización de cada documento, se hará uso de un programa de gestión documental, previamente decidido por el cliente, con tecnología OCR para reconocimiento de texto.

• Indexación de la documentación generada para su posterior recuperación con los descriptores más adecuados según la tipología de documentación a tratar.

• Control de calidad en la que se realiza un supervisión de todos los documentos digitalización con el fin de comprobar que se ha realizado correctamente todo el proceso.

• La realización del proceso de firma electrónica para otorgarle validez legal a todo el proceso de digitalización.

• Una vez que todas estas fases se encuentren correctamente realizadas, se procederá a darle el visto bueno para que el cliente pueda acceder a ellos desde la ubicación acordada previamente.

Presupuesto sin compromiso. Cada necesidad, una respuesta única.

 Cada necesidad, una respuesta única.

¡Consúltenos!

En KbDoc estamos comprometidos con las empresas y para ello, contamos un servicio de asesoramiento y formación en gestión documental, en el que nuestros profesionales le realizarán un estudio exhaustivo de las necesidades que pueda tener su empresa y como gestionarlas de manera fácil y eficiente.

La gestión documental es un servicio imprescindible para cualquier empresa, siendo nuestro objetivo ayudarle a llevarla a cabo, ofreciéndole para ello un servicio de calidad y de garantía .

Por ello , KBDOC se ha convertido en una pieza fundamental para lograr el cumplimiento de la normativa de protección de datos y la Normativa ISO:

ISO 9001”SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD“.

ISO 14001”GESTION AMBIENTAL“.

ISO 27001”SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD DE LA FORMACION". 

Cada necesidad, una respuesta única.

¡Consúltenos!